El problema que daña a la productividad

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Hola, de nuevo, este momento de hacer una nota de Blog, en los siguientes seguiré hablando de productividad,

Documentar… A muchas personas les molesta documentar, lo  ven como algo inútil, una perdida de tiempo, algo poco funcional y para nada rentable; cuando escucho eso, pienso que esas personas deben tener una excelente memoria. Documentar no solo es para cumplir con una norma, o certificación, documentar nos sirve para evidenciar lo que hicimos de manera formal, conocernos a nosotros mismos y hacerles conocer a las personas que nos leerán en algún futuro lo que pueden o no hacer, brindarles un poco de nuestro conocimiento para que sepan que deben o no deben hacer para las mismas situaciones por las que ya hemos pasado. Además generamos evidencia de lo que se puede mejorar.

He leído algunos libros y muchos artículos  sobre productividad, y he notado que siempre hay un mal que acecha nuestras actividades, de dominarse pudiéramos lograr una productividad excelente.  Las distracciones, son el gran culpable detrás de uno de los mayores destructores de la productividad en la jornada del trabajo: el cambio de contexto.

¿Qué es el cambio de contexto?

Es la forma de estar saltando de una tarea a otra, sin que estas tengan alguna relación. Incluso si tienes la suerte de trabajar desde casa , el cambio de contexto sigue desviando de otras maneras tu productividad.

El cambio de contexto es una forma de multitarea, pero ser multitareas no es siempre bueno,  no se trata de responder distraídamente los correos durante la vídeo-conferencia, si ambas son importantes y demandan de nuestra atención es imposible que hagamos ambas bien.

La Asociación Americana de Psicología señala que existen tres tipos de multitareas:

  1. Multitarea clásica: Es donde se trata de realizar mas de una tarea a la vez.
  2. Cambio rápido de tarea: Pasar de una tarea a otra lo más rápido posible.
  3.  Cambio de tarea interrumpida: Es donde tienes que cambiar de tarea sin haber terminado la anterior.

El cambio de tarea interrumpida es la peor de las tres, pues esta puede generar mayor molestia, es controlada por factores externos y quizás en la mayoría de los casos muchas personas no se den cuenta que suceda.

¿Qué tanto nos cuesta?

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Esta es una parte entretenida,  pues por desgracia el tiempo y la perdida de productividad debidas a la mala administración de tareas es grande.  Según la revista Inc. el costo estimado por la perdida de productividad debido a la multitarea es de $450 millones de dolares (algo asi como 8 billones de pesos), y los costos para las personas multitareas son mayores, entre ellos:

  • Se puede pasar cerca de 1 minuto y 15 segundos en una tarea antes de ser interrumpido.
  • Se tarda cerca de 25 minutos para reanudar una tarea después de  haber sido interrumpido.
  • La multitarea puede disminuir temporalmente su coeficiente intelectual hasta 15 puntos (si,  ser multitareas  nos hace mas tontos).

Y los datos de la revista no infieren en datos acerca del estrés que proviene desde el cambio de contexto; ¿Qué tanto estrés creen que les produzca estar cambiando de tareas?.

¿Cómo se puede evitar?

Programe todas sus reuniones el mismo día o dos a la semana.

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Las reuniones son un mal necesario para la mayoría de nosotros, y son parte de la razón del cambio de contexto en las tareas. Algunos directores tienes estrictas políticas programar todas sus reuniones todos los miércoles, lo que como resultado les ha brindado evitar tener interrupciones en sus actividades de cada día. Además, de eso, los comentarios o acuerdos resultados de dichas reuniones pueden ser comenzadas a ejecutar a partir de este mismo día y agregar las tareas a nuestra agenda de trabajo.

Juegue al juego de coincidencias.

Parte de las razones por la cual el cambio de contexto es tan complicado es que nos es difícil concentrarnos en un tema, y luego cambiar rápidamente a otra totalmente diferente. Para facilitar esta dura transición trate de agrupar sus tareas y proyectos similares en su agenda.

Organice por categorías similares las tareas y proyectos:

Digamos que algunas de sus tareas habituales incluyen la programación de los mensajes de medio sociales, responder a usuarios de medio sociales en linea. Entonces usted puede agrupar estas actividades como medios sociales, establecer un momento en que que usted atenderá las actividades de dicho grupo y no tener que hacerlas por separado. Esto aumentará que organice a su vez las ideas afines que nos hacen capaces de tener mas iniciativa y ganas de terminar con esos pendientes.

Revise su E-mail.

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Siendo honestos el correo electrónico también es una de las mayores distracciones en nuestros días. No se debe utilizar la bandeja de entrada como una lista de tareas por hacer. El correo electrónico es probablemente un contribuidor a cambiar de tareas con frecuencia, mas de lo que pueda creer. Es por eso que necesita programar el tiempo que revisa su correo electrónico.

Lo recomendable es dos veces al día en periodos de 15 minutos. Es ir a través de su bandeja de entrada y reenviar o responder todos los mensajes nuevos de la lista para mantenerse informado y al día de las noticias relevantes para usted.

Silencie su teléfono.

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En  la oficina las notificaciones de teléfono son un gran distractor, admito que incluso si se ignora la notificación y seguimos trabajando, en el  fondo de su mente se genera un poco de ansiedad FOMO (Fear Of Missing Out, miedo a perderse algo) y se arrastra con él.

No se limite a silenciar unicamente silenciar las notificaciones, quizás le sea bueno dar vuelta a  de manera en que no vea las notificaciones de la pantalla. Quizás también tenga que ocultar las notificaciones del correo electrónico.

Desarrolle una estrategia de “cerebro fuera de servicio”.

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El los días en que el cambio de tarea es inevitable o que le ha pasado de forma inesperada, su cerebro está cansado y posiblemente fuera de servicio, no se preocupe: la productividad es posible todavía posible.

Todo el mundo tiene tareas necesarias que hacer, pero que no requieren de mucho pensamiento crítico. hay que tomar estas tareas cuando sea lo mejor. Enfoquese a las tareas mundanas y permita a su cerebro comenzar a pensar claramente de nuevo.

Las actividades externas, por lo general no son planificados, las fuerzas que acechan su productividad nunca se detienen, pero es posible controlar las cosas de su parte para hacer que funcionen mejor para usted mismo en lugar que estas vayan en su contra.

Espero puedan poner en practica estas actividades y puedan contarme que tal les ha ido :D. Saludos.

2 thoughts on “El problema que daña a la productividad

  1. Ángel Ocha

    ¿cómo evitas que te interrumpan en tus tareas? Me pasa mucho en mi trabajo, de repente estoy en medio de una actividad y me piden que vaya a un área a cubrir otra, es me retrasa mucho y luego me regañan por no terminar mis actividades.

    • Dora Nuñez

      De manera sencilla, aferrate a tus prioridades. Respeta tus propios planes y has entender al resto de personas que tus planes son mas importantes que sus tareas emergentes (siempre y cuando esas actividades no sean tu responsabilidad), Eso no quiere decir que no debas poner atención a lo que te están pidiendo, si no que debes aprender a pedir tiempo para finalizar tus actividades, un “dame 15 minutos”, te puede ayudar a finalizar una actividad o a dejar las cosas en buen estado para que a tu regreso sea mas fácil retomarlo.

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