3 Realidades de la documentación.

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Documentar puede ser una molestia para muchos, sin embargo tiene gran importancia en toda empresa. El documentar deja evidencia de aquello que hicimos bien y aquello que hicimos mal, lo que nos brinda una visibilidad de nuestras fortalezas y debilidades, dándonos una idea de qué hacer y qué no.

Mucha gente piensa que documentar significa tener plantillas y rellenarlas, algunos dicen: “ya tengo las plantillas, lo demás es sencillo”.   Bueno, desafortunadamente, no, no es así de fácil.

Hoy les traigo una explicación del por qué no es tan fácil la documentación:

1.- Escribir la documentación requiere de tiempo y esfuerzo.

Para empezar no se debe escribir la documentación dirigido para los auditores,  no son solo para que ellos  los lean, se debe escribir la documentación porque se quiere definir algunas reglas para la organización.

Sin embargo, si se desea que la documentación sea útil, se debe adaptar a las necesidades reales de la compañía. Probablemente  no haga sentido el crear una regla para cambiar contraseñas cada mes, pero tendría sentido si se cambia cada 3 o cada 6 meses, entonces se tiene que definir qué es lo apropiado o arriesgado para la organización.

Adicionalmente, algunos documentos son muy extensos y complicados, y requieren de ciertos conocimientos para escribirlos, por ejemplo, para la presentación de la evaluación de los riesgos, se necesita primeramente que se redacte la metodología de evaluación de los riesgos, mucho antes que la plantilla de presentación de evaluación de los riesgos. Si la metodología no es la adecuada para la organización, los empleados que realizarán la evaluación de riesgos gastaran una gran cantidad de tiempo, y eventualmente se darán cuenta que pudo haberse hecho de manera más eficiente y rápida.

2.- La documentación sin implementación  no es nada.

Una vez terminado de redactarse y definido los procedimientos, realizamos la documentación, no tiene sentido si todas estas reglas no son realmente aplicadas en la organización, entiéndase que tener los documentos no significa que por sí solos agreguen valor.

Pero el problema es, si queremos implementar nuevas reglas, se deben hacer cambios en los hábitos de la organización (¿recuerdan el post de resistencia al cambio?). Hacer cambios de hábitos no es fácil , especialmente si eso significa restringir la libertad que hasta ahora gozan los empleados (cosa que las nuevas reglas siempre hacen). Por ejemplo la regla del cambio de contraseñas, si la regla no existía antes, y de repente se solicita cambiar las contraseñas cada 3 meses a los empleados, claramente no les agradará y es muy probable que no lo hagan.

Entonces, para asegurarnos de que estas reglas hagan sentido desde cualquier punto de vista, se debe de explicar a los empleados él por qué estos son necesarios, y aclarar cualquier duda que les surja, si es necesario se deberá explicar paso por paso como se deben de llevar a cabo cada una de las nuevas reglas . Esto es conocido como programas de concientización y programas de entrenamiento, sin estos se tiene una alta probabilidad de que los empleados rechacen cualquier cambio. Y estos programas requiere de tiempo y esfuerzo.

Además, durante la implementación es donde salen a lucir los puntos débiles de los procesos y plantillas realizados, por lo que es más fácil ubicar los problemas y actuar en ellos para hacerlos más fuertes.

3.- Descuido del mantenimiento.

(Exhalo)… En Sinaloa pocas son las empresas que se toman en serio cualquier programa de mantenimiento, en su mayoría creen que llegar a cumplir con los requerimientos para una certificación es más que suficiente y después de eso se olvidan de la mejora y seguimiento de sus procesos.

La mayoría de las empresas que tienen completa su documentación y han implementado cada una de sus reglas y procesos, comienzan a olvidarse de la documentación. Nuevos detalles surgen sobre cómo hacen las cosas pero nada de esto se ve reflejado en la documentación. Como consecuencia, más y más personas reconocen que los documentos dejan de ser utilizados, y esto produce que menos y menos personas se apeguen al proceso de documentación de proyectos.

Esto solo ocurre cuando no se tiene a alguien encargado del mantenimiento de la documentación, una buena práctica dice que “para cada documento un debe haber asignado un “responsable” del mismo, que lo mantenga al día”, y ese eso es parte de mi trabajo como administrador de procesos. E insisto, esto requiere tiempo y esfuerzo.

Por consiguiente, el tener las plantillas para documentar no es suficiente para finalizar la documentación,   solo es el comienzo.

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