¿Qué es un proyecto? Elementos fases y tipos

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¿Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se emprende con el objetivo de crear un producto o servicio único. Una iniciativa de este tipo requiere de una planificación, orientada al largo plazo, donde se diseñe el modo en que se utilizarán los recursos de la organización para alcanzar las metas planteadas. En este sentido, puede determinarse que todo proyecto tiene un principio y un final, recursos definidos y unos objetivos.

Elementos principales

No es posible conocer qué es un proyecto si no se tienen nociones sobre cuáles son sus principales elementos, los que lo definen, los que personalizan su configuración y sin los que no se puede partir de un punto para llegar a otro.

Son los siguientes:

1.- Planificación estratégica: respaldada por una visión y una misión, revela el propósito y alcance del proyecto, desgranando a modo de cronograma, la sucesión de actividades, las distintas tareas, fases y eventos que componen el ciclo de vida del proyecto, determinando necesidades, limitaciones, riesgos, roles y responsabilidades.

2.- Desarrollo de producto: suele coincidir con la etapa de ejecución aunque, por supuesto, siempre requiere de un esfuerzo previo de diseño y uno posterior de pruebas. A esta fase se asocia también la producción de la documentación necesaria en las condiciones establecidas para ello.

3.- Comunicación: es vital para mantener los niveles de información y actualización necesarios para la toma de decisiones y, a la vez, imprescindible para garantizar la buena salud de las relaciones entre los distintos grupos de interés.

4.- Recursos: desde los temporales a los materiales, incluyendo equipos, herramientas, instalaciones, presupuesto y, por supuesto, también a las personas, el activo más valioso y determinante para la consecución de cualquier proyecto.

Fases

Al plantearse qué es un proyecto es imprescindible visualizar las fases de que se compone. Independientemente del tipo de proyecto, estas etapas siempre son las mismas:

  • Iniciación.
  • Planificación.
  • Ejecución.
  • Monitorización.
  • Finalización.

Tipos

Existen proyectos de todo tipo y enumerarlos todos es casi misión imposible. El área, el presupuesto, la localización, la finalidad, el objetivo, los medios… son muchas las variables que pueden servir para determinar en qué categoría se engloba un proyecto: grande o pequeño, público o privado, de nueva creación o de mejora, de construcción o de montaje, nacional o internacional… Sin embargo, a la hora de, por ejemplo, seleccionar las herramientas de gestión más adecuadas hay que saber discernir entre proyectos simples y complejos. Está claro lo que es un proyecto sencillo: aquél exento de dificultad aparente, de corta duración, objetivos alcanzables, recursos suficientes y niveles de incertidumbre y riesgo muy reducidos. Pero, ¿qué es un proyecto complejo? En este grupo podrían incluirse a todos aquéllos que supongan dificultades de control como:

  • Proyectos de gran volumen con comunicaciones complejas.
  • Proyectos dispersos geográficamente o en los que participan personas y/o empresas de diferentes nacionalidades e idiomas.
  • Proyectos que requieren altos estándares técnicos.
  • Proyectos de larga duración con rotación de personal.
  • Proyectos con múltiples subcontratistas.